¿Por qué ahora es el momento de que los consejos de administración opten por la digitalización?
Vivimos en un mundo digital, nuestra forma de socializar es digital y compramos por medios digitales. Trabajamos (más que nunca) de forma digital.
Un sin fin de empresas han aprovechado los datos y la tecnología para lograr la máxima eficiencia operativa y los objetivos estratégicos. Los Consejos de Administración modernos deberían ser igualmente ágiles y capaces de adaptarse. Reaccionar cada vez con mayor rapidez y determinación. Por ello, es necesario contar con comunicaciones seguras y optimizadas.
Los riesgos del papel, email y los procesos del pasado
Los procesos antiguos se basan en el correo electrónico y en otros sistemas disgregados que requieren un esfuerzo de seguimiento, compilación y reestructuración.
El trabajo en papel o email no solo lastra los procesos del Consejo de Administración, sino que los deja expuestos irremediablemente a errores en sus diversas fases.
Los miembros del Consejo tienen acceso a la información más confidencial y privilegiada de la empresa, lo que de forma inherente incrementa su vulnerabilidad a los ciberataques y la delincuencia informática. Las repercusiones de índole reputacional, jurídicas y financieras derivadas de una violación de datos provocada por un documento fuera de lugar son potencialmente elevadas.
Una cultura de gobierno corporativo digital sienta las bases de un crecimiento y un éxito continuados.
lncremento de la eficiencia
La migración del gobierno corporativo al formato digital ofrece grandes ventajas a los Consejos de Administración:
– Simplificar la gestión de las agendas, las notas, los documentos, los debates y las actas.
– Recibir actualizaciones en tiempo real en diferentes dispositivos y desde cualquier lugar.
– Cargar documentos inmediatamente después de su recepción, lo que propicia que la información sea más fácilmente asimilable para los miembros del Consejo.
Reducción del riesgo de ciberataques
Los Consejos manejan los datos empresariales de mayor sensibilidad, y la mayoría de las herramientas colaborativas del mercado no están diseñadas para permitir un tratamiento confidencial. Una solución digital de gobernanza deberá ofrecer a los Consejos funciones tales como:
– Al menos un cifrado de 256 bits en reposo, en tránsito y en los dispositivos de los usuarios.
– Un historial de auditorías anuales conforme a SOC-2/SSAE 18 sin incidencias, así como certificaciones ISO 27001 en lo que respecta a la seguridad.
– Análisis periódicos de la infraestructura en busca de vulnerabilidades, análisis automatizados de seguridad del servicio y pruebas de penetración de aplicaciones y redes.
Mejora de la toma de decisiones
En el entorno actual de la empresa, un Consejo de Administración eficaz debe contar con herramientas adecuadas para tomar decisiones correctas:
– Almacenar toda la información relacionada con el Consejo de Administración en una ubicación segura y conocida.
– Incrementa la visibilidad y poder consultar o comparar datos pasados mediante actas, votos, evaluaciones y comunicaciones archivadas electrónicamente.
– Utilizar un canal de comunicaciones exclusivo, más rápido que el papel y diseñado específicamente para las interacciones entre los miembros del Consejo de Administración.
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